Virkatodistuksilla osoitetaan perillisten oikeus periä. Virkatodistukset tarvitaan ainakin vainajasta. Tämä on vainajan sukuselvitys. Vainajalla ei mahdollisesti ole esimerkiksi lapsia, joten silloin pitää osoittaa virkatodistuksilla/sukuselvityksellä, keitä vainajan vanhemmat tai sisarukset ovat, jos he perivät vainajan. Toisin sanoen se sukulaisuussuhde, johon periminen perustuu, täytyy osoittaa.
Lisäksi pitää osoittaa, että perillinen on ollut elossa vainajan kuollessa, jos se ei käy ilmi vainajan sukuselvityksestä. Perillinen voi olla esimerkiksi eri rekisterissä, joten hänen elossaolonsa ei käy ilmi sukuselvityksestä, vaikka hänen syntymänsä kävisikin. Tämä pätee myös testamentin saajiin. Tämä tehdään niin sanotulla elää-todistuksella, joka saadaan samasta paikasta kuin virkatodistukset. Tämä luonnollisesti koskee vain luonnollisia henkilöitä.
Vainajan virkatodistuksien pitää muodostaa katkeamaton ketju siitä, kun henkilö on täyttänyt 15 vuotta aina tämän kuolemaan asti. Henkilö on saattanut kuulua eri rekistereihin ja seurakuntiin, jolloin pitää varmistaa ketjun katkeamattomuus. Vaikka henkilö olisi tiedossa olevien tietojen mukaan kuulunut esimerkiksi koko ikänsä kirkkoon, tiedoissa voi olla silti aukkoja. Ehkä tiedoissa on virhe tai ehkä henkilö on jostain syystä ollut hetken siviilirekisterissä. Jos esimerkiksi vanhemmat ovat kuolleet ja perijöinä ovat sisarukset, sama koskee vainajan menehtyneitä vanhempia.
Mistä tiedot sitten tilataan?
Luterilaisten seurakuntien osalta tiedot tilataan aluerekisteristä. https://evl.fi/asiointi/aluekeskusrekisterit/ Yhdestä aluerekisteristä saa samalla kertaa eri aluerekistereiden alueella olevien seurakuntien tiedot. Tiedot saa siitä aluerekisteristä, jonka alueella vainaja kuollessaan asui. Riihimäki esimerkiksi kuuluu Tampereen aluerekisteriin. Sieltä saa myös Riihimäellä asuvan henkilön elää-todistuksen, jos sellainen tarvitaan.
Siviilirekisterin osalta tiedot saa Digi- ja väestötietovirastosta. https://dvv.fi/kuolema-ja-perunkirjoitus
Toisinaan voidaan tarvita tietoa luovutetuilta alueilta. Riihimäellä on esimerkiksi melko paljon ihmisiä, joiden juuret ovat rajan takana Karjalassa. Käsittääkseni tänne tuli aikanaan paljon esimerkiksi antrealaisia. Nämä tiedot saa yleisemmin Kansallisarkiston Mikkelin toimipisteestä https://kansallisarkisto.fi/mikkeli. Poikkeukset löytyvät täältä.
Ortodoksisten seurakuntien osalta asiasta kerrotaan https://ort.fi/kirkon-keskusrekisteri/tilattavat-asiakirjat/. Ortodoksisien seurakuntien osalta tiedot pitää siis tilata erikseen.
Nykyään monet ovat jossain vaiheessa asuneet ulkomailla tai perilliset ovat jonkin toisen maan rekisterissä. Tällöin tietoa siitä, miten saada tietoa tietystä maasta, voi etsiä mm. Suomi ulkomailla -palvelusta, jossa maata klikkaamalla saa tiedot tietystä maasta saatavana olevista todistuksista ja siitä, miten ne saa. https://finlandabroad.fi/etusivu Esimerkiksi Ruotsin osalta ohjeet ovat osoitteessa https://finlandabroad.fi/web/swe/virkatodistus-ja-osoitetiedustelut